Home-Office Tipps

Unternehmen treffen vermehrt Maßnahmen um ihren MitarbeiterInnen die Arbeit von zu Hause aus zu ermöglichen. Wir haben ein paar Links zu Tools gesammelt, die Sie bei der Arbeit von zu Hause aus unterstützen und geben dann noch ein paar Tipps die etwas über die üblichen Tipps wie "halten Sie sich an eine Routine und kleiden Sie sich auch für das Home-Office" hinausgehen.

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Arbeiten von daheim
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Tools für die Zusammenarbeit

Hier stellen wir einige Tools vor die Sie und Ihre Mitarbeiter dabei unterstützen den Kontakt zu halten. Wir stellen dabei keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Jitsi ist eine Multi-plattform open-source Videokonferenz Lösung. Ein Server ist schnell installiert und mit Jitsi Meet können Sie eine fertige Installation sofort für Ihre Videokonferenz nutzen.

Oft hilft ein schnell skizziertes Diagramm oder eine Skizze bei der Erklärung von sonst nur schwierig zu vermittelnden Themen. Sketchboard bietet genau das für bis zu fünft Teammitglieder kostenlos.

Slack ist für kleine Teams auf unbegrenzte Zeit kostenlos nutzbar und bietet eine einfache Kommunikationsplattform für Unterhaltungen die in sogenannten Channels organisiert werden können. Auf diese Weise lassen sich themenbezogene Unterhaltungen bis hin zur virtuellen Kaffeeküche organisieren. In der kostenlosen Variante lassen sich auch Audio- und Video-Anrufe zwischen Team-Mitgliedern realisieren.

Mit Skype lassen sich Audio- und Videokonferenzen mit bis zu 50 Teilnemern realisieren und ist ebenfalls kostenlos nutzbar. Die Teilnehmer können sich Textnachrichten und Dateien senden und ihren Bilschirm teilen. Das funktioniert sogar ohne Skype Konto, in offenen Meetings.

Zoom Meetings ist für 1:1 Meetings kostenlos, die Pro Edition für Meetings mit bis zu 100 Teilnehmern kostet € 13,99 pro Monat. Zoom ist derzeit der unbestrittene Shooting Star unter den Videokonferenz-Diensten. Während der Dienst für seinen Zweck gut funktioniert, ist die Software schon des öfteren wegen falscher Marketingversprechen, unsicherer Clients und fragwürdigen Datenschutzpraktiken aufgefallen.

Wenn Sie Office 365 von Microsoft lizenziert haben, ist Teams bereits enthalten. Allen anderen bietet Microsoft derzeit eine kostenfreie Nutzung ihres Collaboration Tools.

Nextcloud ist die Eiererlegende Wollmilchsau unter den Kollaboration Tools. Wir von don’t panic verwenden Nextcloud für das Filesharing, gemeinsame Kalender, Kontakte, Aufgabenverwaltung, online Office Applikationen und Audio-/Video-Konferenzen. Nextcloud ist open-source und kann kostenlos eingesetzt werden. Das ursprüngliche Ziel dieses Projekts war die gemeinsame Nutzung und Synchronisation von Dateien über verschiedene Geräte hinweg. In der neuesten Version geht diese Software weit über diesen Anspruch hinaus und bietet ein ganzes Portfolio für die Zusammenarbeit im Team.

Auch wenn die Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, müssen Sie auf den Zugriff auf die Infrastruktur des Unternehmens nicht verzichten. Viele Firewalls bieten ohnehin die Möglichkeit des Remote-Zugriffs auf Infrastruktur im Unternehmen.

OpenVPN ist kostenlos und hat sich als defacto Standard im open-source Bereich für den Remote Zugriff etabliert.

Tandem ist ein wenig wie Slack aber mit Video und Audio. Man könnte auch sagen wie Zoom, aber es läuft eher im Hintergrund und vermittelt das Gefühl, man hat eine Kollegin oder Kollegen zum schnellen Austausch vis-á-vis.

Tipps für die tägliche Routine im Home-Office

Damit der Erhalt der Produktivität gewahrt bleibt haben sich bei Unternehmen die Home-Office im Alltag praktizieren einige Verhaltensweisen etabliert.

Standup-Meetings

Das sogenannte Daily Standup kommt aus der agilen Software Entwicklung, beziehungsweise aus der Scrum Methode. Es handelt sich dabei um ein tägliches Meeting bei dem sich die Teammitglieder kurz über den aktuellen Stand der Arbeit informieren. Diese Standup Meetings sind in Zeiten des Home-Office besonders nützlich um den Informationsfluss nicht abreißen zu lassen. Die Teammitglieder sollten gut vorbereitet in diese virtuellen Meetings kommen und in ca. ein bis zwei Minuten berichten was am Vortag erledigt wurde und was für den aktuellen Tag ansteht. Um unbeteiligte Teammitglieder nicht zu "verlieren" sollten die Berichte so kurz als möglich gehalten und Nachfragen oder weitere Besprechungen unter Teammitgliedern vereinbart werden, die es betrifft.

Sicherheit und Datenschutz

Auch in Zeiten mit Ausnahmezuständen sollte nicht auf die Sicherheit der Unternehmensdaten und dem Recht der Menschen auf den Schutz ihrer Daten vergessen werden.

Normalerweise unternimmt die IT-Abteilung große Anstrengungen um die Computer Ihres Unternehmens sicher zu machen. Wenn die Mitarbeiter im Home-Office ihre privaten Geräte benutzen bedeutet das eventuell eine Gefährdung dieser Bemühungen es gilt daher einige besondere Regeln zu beachten:

  • Einschränkung der Zugriffsrechte für Remote Zugriffe
  • Information der Mitarbeitenden über wichtige Verhaltensregeln wie, Sperre des Bildschirms, wenn sie den Arbeitsplatz verlassen, Einsatz von aktuellen Betriebssystemversionen die bereits Software zur Erkennung von Malware (Antivirenprogramme) mitbringen, …
  • Clean-Desktop-Policy auch zu Hause